Tapahtumapalautteen kerääminen: mitä kannattaa kysyä osallistujilta?

Tapahtumapalautteen kerääminen kertoo, mikä osallistujalle jäi mieleen ja mitä seuraavalla kerralla kannattaa tehdä toisin. Kysy vain asioita, joihin voit vaikuttaa: kokonaiskokemusta, sisällön hyödyllisyyttä, järjestelyjen toimivuutta ja kehitysehdotuksia. Kun lähetät kyselyn pian tilaisuuden jälkeen, saat kokemuksesta tuoreita havaintoja päätöksenteon tueksi. Meillä rakennat kyselyn ilman teknistä osaamista ja jaat sen osallistujille linkillä, QR-koodilla tai mobiililaitteella.

Tapahtumapalautteen kerääminen alkaa yhdestä selkeästä tavoitteesta

Päätä ensin, mitä haluat palautteella ratkaista. Jos haluat kehittää koulutuksen sisältöä, kysy vastasiko sisältö osallistujan tarpeisiin ja mitä aihetta hän haluaa käsitellä lisää. Jos arvioit tapahtuman toteutusta, kysy ilmoittautumisen, opastuksen, aikataulun ja tilojen sujuvuudesta. Yksi kysely voi sisältää molemmat näkökulmat, kun pidät kysymykset tiiviinä. Valmiit kysymystyypit helpottavat kyselyn rakentamista, ja voit tuoda siihen oman logon tai taustakuvan. Tutustu kyselytyökaluun.

Kysy kokonaisarvio ensin, koska se antaa nopean kuvan tapahtuman onnistumisesta. Jatka yhdellä suositteluhalukkuutta mittaavalla kysymyksellä ja kahdella tarkentavalla kysymyksellä sisällöstä sekä järjestelyistä. Lisää loppuun avoin kenttä: ”Mikä teki tapahtumasta sinulle hyödyllisen?” ja ”Mitä muuttaisit seuraavalla kerralla?” Näin saat numeroiden rinnalle osallistujan omin sanoin kertoman syyn, johon tiimisi voi tarttua.

Hyvä tapahtumapalaute antaa seuraavan tilaisuuden suunnitteluun yhden selkeän parannuskohteen.

Kysy tapahtumapalautteessa sisällöstä, järjestelyistä ja kokemuksesta

Sisältöä koskevat kysymykset auttavat arvioimaan, palveliko ohjelma osallistujan odotuksia. Voit kysyä esimerkiksi, oliko aihe ajankohtainen, oliko puheenvuoroissa sopiva määrä käytännön esimerkkejä ja jäikö osallistujalle selkeä seuraava askel. Koulutuksen jälkeen voit pyytää arviota siitä, aikooko osallistuja hyödyntää oppimaansa työssään. Työpajassa taas kannattaa selvittää, pääsikö jokainen osallistumaan keskusteluun ja syntyikö tapaamisessa käyttökelpoisia ideoita.

Järjestelyjä arvioidessa saat tietoa osallistujan koko matkasta. Kysy, oliko kutsu selkeä, löytyikö tapahtumapaikka tai etäosallistumislinkki helposti ja pysyikö aikataulu sopivana. Esimerkiksi 60 osallistujasta 42 vastausta tarkoittaa 70 %:n vastausmäärää. Jos usea vastaaja nostaa esiin saman kohdan, kuten liian lyhyen tauon, sinulla on selkeä aihe seuraavan tapahtuman suunnitteluun. Reaaliaikainen näkymä auttaa seuraamaan vastauksia ilman erillistä tiedonsiirtoa.

Tapahtumapalautteen kerääminen muuttuu hyödyksi, kun tuloksista päätetään

Kerää palaute samalla tavalla jokaisen tilaisuuden jälkeen, jotta voit verrata havaintoja keskenään. Meillä kysely voidaan jakaa suoraan osallistujalle linkkinä tai QR-koodina, joten vastaaminen onnistuu myös tapahtumapaikalla. Botta Events on ottanut palautteen keruun osaksi viikkorutiinejaan ja hyödyntänyt vastauksia omien toimintatapojensa tarkastelussa. Lue asiakastarina.

Käy tulokset läpi pian tapahtuman jälkeen ja valitse yksi konkreettinen toimenpide. Jos osallistujat kiittävät sisältöä mutta toivovat enemmän keskustelua, varaa seuraavaan ohjelmaan pidempi työskentelyosuus. Jos kyselyssä käsitellään henkilötietoja, määrittele kysymykset tarkoituksenmukaisesti ja pidä vastaajien tiedot hallinnassa. Fiilsterissä data tallennetaan ja käsitellään EU/ETA-alueella, ja käyttäjät näkevät vain oman vastuualueensa tiedot. Lue tietosuojasta.